Ergosanté is gespecialiseerd in het ontwerpen en distribueren van maatwerk ergonomische oplossingen ter behoud van de werkgelegenheid van gehandicapte werknemers en ter verbetering van de werkomstandigheden.

Ergosanté is sinds 2018 bezig met het in overeenstemming brengen van haar systemen en praktijken met de Europese verordening gegevensbescherming - nr. 2016/679 (RGPD).

Het doel van deze verbintenis is om de operationele principes van Ergosanté te beschrijven om te voldoen aan de verordening en de privacy van de natuurlijke personen van wie de gegevens worden verwerkt te beschermen. Ergosanté zet geleidelijk alle maatregelen en procedures in werking die nodig zijn om aan deze beginselen te voldoen.

De verbintenis specificeert ook het algemene kader voor de verwerking van persoonsgegevens door Ergosanté en beoogt daarbij de betrokkenen de nodige informatie te verschaffen.

1. Gegevens verwerkt door Ergosanté

Ergosanté werkt nauw samen met haar gebruikers, klanten, leveranciers en partners en verzamelt daarom in haar activiteiten persoonlijke informatie, waarvan sommige personen kan identificeren.

Ergosanté heeft, in overeenstemming met de geldende wetgeving, het beginsel van minimalisatie van de verzameling toegepast en verzamelt alleen de gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor het beoogde doel en die uitdrukkelijk van de natuurlijke personen worden verzameld.

1.1.Handelsbetrekkingen

Ergosanté verwerkt voor haar klanten, leveranciers en partners:

-Identificatiegegevens: naam, voornaam

-Contactgegevens: adres, e-mail, telefoon

1.2.Werktuiggebruikers

Ergosanté verwerkt voor de gebruikers van haar oplossingen:

-Identificatiegegevens: naam, voornaam

-Contactgegevens: e-mail, telefoon

-Morfologische gegevens (grootte, gewicht en andere informatie voor de fabricage van de materialen)

2Verwerking van informatie

2.1.Rechtsgronden

Verwerkingen door Ergosanté zijn gebaseerd op de volgende wettelijke basis:

• Toestemming van de betrokkene (met inbegrip van verzoeken om contact of een offerte)
• Uitvoering van een contract (met name productie of aankoop van materieel)
• Legitieme belang van de verwerkingsverantwoordelijke
• Een wettelijke verplichting tot verwerking

2.2.Behandeling

De hierboven genoemde persoonsgegevens worden door Ergosanté gebruikt in het kader van haar activiteiten. Zij worden alleen gebruikt binnen de strenge grenzen van de geldende wetgeving.

Ergosanté kan de persoonsgegevens van een individu gebruiken met name voor de volgende doeleinden:

• Om het op haar informatiesystemen te registreren en de levering en facturering van de door Ergosanté geleverde oplossingen te beheren,
• Met het oog op de fabricage van een materiaal dat voldoet aan de behoeften van de gebruiker (met name morfologische gegevens),
• Om aan zijn wettelijke verplichtingen te voldoen,
• Met het oog op het toezicht, het kritisch bekijken en het verbeteren van haar aanbod,
• Voor het bijhouden van dossiers voor intern administratief gebruik (klachten, loyalty, enz.),
• Voor onderzoek (via e-mail of via sociale media)
• Voor handel met leveranciers en betaling van facturen.

3Informatie verzamelen

3.1. Directe inzameling

Ergosanté verzamelt de contactgegevens van haar contacten (gebruikers, klanten, leveranciers en partners):

-Per direct contact (face-to-face ontmoeting, telefoongesprek)

-Via e-mail

-Via zijn institutionele website:

o Contactformulier

-Via de online winkel:

o Contactformulier

o Aanvraagformulier

o Formulier voor het aanmaken van een klantenrekening

Waar mogelijk wordt telefonisch contact bevestigd door e-mail, zodat de betrokkene een schriftelijk overzicht van het gesprek kan bewaren en zijn rechten kan uitoefenen.

3.2. Cookies

De term cookies omvat alle tracers die worden geplaatst of gelezen wanneer u een website bezoekt.
Cookies, die gebaseerd zijn op een bestand dat kan worden opgeslagen op de computer van de gebruiker tijdens het surfen, zijn onder meer bedoeld om het surfen op de websites te vergemakkelijken en de effectiviteit ervan te meten.

De website van Ergosanté gebruikt twee soorten cookies:

1) Cookies die strikt noodzakelijk zijn om de door de gebruiker gevraagde dienst te leveren. Zonder hen zou de goede werking van de website worden aangetast. Bijvoorbeeld:

o Authenticatie van de bezoeker

o Sessie-ID's: het stelt elke gebruiker in staat om geïdentificeerd te blijven tijdens zijn bestellingsreis, nadat hij zijn klantenaccount heeft aangemaakt. Deze cookie heeft een houdbaarheid van 30 dagen

o Winkelmandje: het wordt bij elke toevoeging van een artikel in de winkelmandje opgeslagen, zodat de winkelmand niet leeg wordt wanneer de bezoeker van pagina verandert. Deze cookie heeft een levensduur van 3 dagen wanneer de gebruiker niet geverifieerd is en 30 dagen wanneer hij geverifieerd is. Deze cookie wordt verwijderd bij het uitschrijven of het bevestigen van de klantbetaling.

o Aanpassing van de gebruikersinterface (keuze van taal of presentatie)

o Cookies « al gezien : stelt elke gebruiker in staat de laatste artikelen te bekijken. De levensduur is gelijk aan de sessietijd.

2) Publieksanalysecookies, waarmee Ergosanté haar online-inhoud en -diensten kan verbeteren met behulp van verschillende maatstaven van internetgebruikers. De verzamelde informatie, die wordt verstrekt door Google Analytics en site analyzer, stelt Ergosanté in staat om het aantal bezoeken, de route en de interesses van elke bezoeker anoniem te meten. Deze gegevens helpen ons onze inhoud en gebruikerservaring te verbeteren.

Sommige cookies worden door Ergosanté direct geplaatst wanneer u op een van haar websites surft. Andere cookies worden geplaatst door bedrijven buiten Ergosanté om de navigatiegegevens van gebruikers te verzamelen wanneer zij op verschillende websites surfen. Voor meer informatie raadplegen gebruikers het privacybeleid van deze bedrijven.

In overeenstemming met de aanbevelingen van de CNIL wordt toestemming verzameld via een zichtbaar banner op de website met de volgende informatie:

• de doeleinden van de gebruikte cookies ;
• de mogelijkheid om deze cookies te weigeren en de instellingen te wijzigen door op een link te klikken meer te weten te komen en cookies in te stellen
• het feit dat doorgaan met surfen betekent instemmen met het plaatsen van cookies op uw apparaat.

Cookies kunnen te allen tijde worden uitgeschakeld door de browserinstellingen in te stellen. Alle instellingen die u in uw webbrowser instelt om cookies te accepteren of te weigeren, kunnen de manier waarop u op het internet en op onze website surft, evenals de voorwaarden voor toegang tot bepaalde diensten die het gebruik van dezelfde cookies vereisen, veranderen.

4. Hoe en hoe lang worden gegevens opgeslagen ?

De gegevens in de dossiers en databases van Ergosanté worden verwerkt volgens strenge controlevoorschriften die voldoen aan de stand van de techniek en de aanbevelingen van de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

4.1. Beveiliging van persoonsgegevens

Ergosanté neemt alle nodige voorzorgsmaatregelen om de veiligheid en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens te waarborgen, met name om te voorkomen dat deze worden vervormd, beschadigd of door onbevoegde derden worden geraadpleegd.

Ergosanté breidt geleidelijk het bereik van haar veiligheidsmaatregelen uit en ontwikkelt specifieke procedures om rekening te houden met de verordening.

4.2. Duur van gegevensbewaring en archivering

De bewaartermijn is afhankelijk van de activiteit, de aard van het contact (klant of prospect) en het gebruik in de sector.

-Ergosanté heeft de standaardopslag van persoonsgegevens op twee jaar vastgesteld.

-Sommige gegevens worden korter bewaard:

o Cookies vervallen dertien maanden na hun laatste update.

o De prospectusgegevens worden na een periode van 2 jaar verwijderd zonder antwoord op verzoeken.

-Ergosanté bewaart bepaalde verplichte documenten (facturen, enz.) volgens de wettelijke bewaartermijn.

-De duur is soms afhankelijk van de relevantie of de noodzaak van de verwerking: de gegevens van de klanten worden bewaard voor de duur van de zakelijke relatie of de gegevens in de gids worden bewaard voor de duur van het mandaat van de betrokkenen.

De oude gegevens worden gearchiveerd en een strenge toegangscontrole wordt geactiveerd. Gegevens die onbruikbaar zijn, worden vernietigd.

5. Wie heeft toegang tot de verzamelde persoonsgegevens ?

5.1. Bij Ergosanté

De verzamelde persoonsgegevens zijn toegankelijk voor de verschillende diensten van Ergosanté, afhankelijk van de benodigde verwerkingen, met name:

-Commerciële dienst voor orderverwerking, leveringen

-Fabrieksdienst voor het ontwerp en de vervaardiging van geschikte apparatuur

-Boekhouddienst voor het beheer van facturen

-Commerciële dienst en webmeester voor de webshop

5.2. Buiten gezondheidszorg

Ergosanté kan de persoonsgegevens die zij heeft doorgeven aan verschillende derden, zoals:

• dienstverleners, onderaannemers en leveranciers om diensten voor hem te verrichten (bijvoorbeeld: technische diensten, fabricage van materialen),
• andere bedrijven, financiële organisaties of wetshandhavingsinstanties/diensten voor het voorkomen of detecteren van fraude, wanneer deze openbaarmaking noodzakelijk is om de rechten van Ergosanté te beschermen,
• in gevallen waarin de wet dit voorschrijft of op formeel verzoek van een autoriteit (met name in het kader van gerechtelijke procedures), openbare, para-publieke of particuliere organisaties in het kader van een openbare dienstopdracht.

Alleen gegevens die nuttig zijn voor de uitvoering van het contract worden verstrekt en geen gevoelige gegevens worden met anderen gedeeld.

5.3. Werkwijze met derden

In het geval dat persoonsgegevens om welke reden dan ook worden doorgegeven aan een derde (bijvoorbeeld: een uitbestedingsopdracht), past Ergosanté de voorwaarden toe die zijn vastgesteld door de geldende wetgeving, met name de informatie van de betrokkenen over deze overdracht.

Ergosanté zal bij haar verwerkers in de zin van de AVG een controlecampagne voeren op de naleving van contracten en de voorwaarden voor het uitvoeren van verwerkingen met betrekking tot persoonsgegevens.

De gegevens worden in geen geval aan een derde voor commerciële doeleinden verstrekt.

6Verwerving van persoonsgegevens van derden

Ergosanté kan van derden (met name werkgevers en partners) persoonsgegevens zoals naam, voornaam, e-mailadres en telefoon ontvangen om een contract voor de levering van materialen uit te voeren.

De morfologische gegevens worden uitsluitend verzameld bij de betrokkene indien deze ermee instemt. Deze gegevens worden gebruikt om ervoor te zorgen dat de gevraagde apparatuur adequaat wordt vervaardigd.

De gegevens worden toegevoegd aan het dossier bij het opstellen van de prijzen en alleen gebruikt voor de uitvoering van de zaak. Ze zijn alleen toegankelijk voor de commerciële en productieteams van Ergosanté en eventuele subcontractors.

7. Worden gegevens buiten de EU overgedragen ?

Ergosanté verstuurt geen persoonsgegevens buiten de Europese Unie.

8. Aan wie mag men zich wenden voor de uitoefening van zijn rechten ?

Ergosanté heeft zijn organisatie aangepast om te voldoen aan de vereisten van de Europese verordening inzake gegevensbescherming en om iedereen informatie te bieden over de persoonlijke gegevens die we over hem of haar hebben en over de verwerkingen van deze gegevens.

Alle verzoeken met betrekking tot de uitoefening van de rechten (toegang, oppositie, beperking, rectificatie, overdraagbaarheid, verwijdering) moeten worden gedaan aan contact@ergosante.fr . Deze aanvraag moet zo gedetailleerd mogelijk zijn om binnen 30 dagen na ontvangst te kunnen worden behandeld, overeenkomstig de voorschriften van de verordening.

In geval van twijfel kan een bewijs van identiteit worden gevraagd om het verzoek te behandelen.

Iedereen kan rechtstreeks contact opnemen met de toezichthoudende autoriteit van zijn land (voor Frankrijk de CNIL): www.cnil.fr).

9. Waar worden onze gegevens opgeslagen ?

De servers van de Ecosiège-website zijn uitsluitend gehost op OHH, inFrankrijk, in datacenters in het noorden van Frankrijk.

Deze servers beheren onze database die nodig is voor de goede werking van de site. In deze database worden klantenrekeningen opgeslagen .

Om toegang te krijgen tot uw bestelgeschiedenis, worden deze gegevens alleen verwijderd als u dit via uw speciale klantenruimte of per e-mail aanvraagt.

Verkoopt Ergosante mijn persoonsgegevens ?

Nee, dat is niet waar! Alle verzamelde gegevens blijven bij ons en zullen nooit worden gegeven, verhuurd of verkocht aan een derde bedrijf.

11. Zijn wachtwoorden veilig ?

De wachtwoorden worden opgeslagen "versleuteld” en niet te ontcijferen.

Over de bankkaartnummers ?

Voor bankkaartbetalingen werken we met een Franse dienstverlener genaamdPayPlug, garandeert de veiligheid van de gegevens.

Op geen enkel moment hebben we toegang tot de creditcardnummers van onze klanten.
Onze dienstverlener heeft veel certificaten die de beveiliging van zijn computersysteem bevestigen.

Meer informatie: https://www.payplug.com/fr/politique-de-confidentialite

We werken ook met de maatschappijPaypalMaar alleen klanten met een account kunnen bestellen, dus hun gegevens zijn beveiligd doorPaypalRechtstreeks.

13. Welke persoonsgegevens worden verzameld en waarvoor ?

Bij bestelling:

Wanneer een klant een account aanmaakt op onze website, registreren we in onze database alle informatie die nodig is om de bestelling te kunnen verwerken: e-mail, naam en voornaam, bedrijf, postadres en telefoonnummer om het pakket voor te bereiden en te leveren.

Deze bestelgegevens worden doorgestuurd naar de verschillende leveranciers zodat de bestelling bij de klant terechtkomt: onze fabrikanten en logistici bereiden de pakketten voor en de transporteurs brengen ze bij de klant.

Zij hebben absoluut geen recht om de gegevens te gebruiken voor andere doeleinden dan om uw bestelling te verwerken en moeten deze gegevens na verwerking uit hun computersystemen verwijderen. Deze aanbieders slaan de gegevens op in Europese datacenters. Als de klant echter ervoor kiest om buiten Europa te worden afgeleverd, zullen gegevens zoals het postadres noodzakelijkerwijs worden doorgegeven aan de logistieke diensten van de vervoerder die in dat land zal leveren.

Statistieken:

Om onze dienst voortdurend te verbeteren, maken wij gebruik van systemen en diensten van derden die ons in staat stellen onze activiteiten te volgen. Om dit te doen, stellen wij onze klantenbasis en hun gebruikshistorie op onze website ter beschikking van deze systemen. De meeste van onze systemen zijn in Frankrijk gehostwebsite analyzer, en anderen zijn gevestigd in de VS zoalsgoogle analytics.

14. Wilt u uw persoonsgegevens wijzigen of verwijderen ?

De meeste gegevens kunt u rechtstreeks zelf wijzigen vanuit uw klantenruimte op onze website. U kunt ook alle gegevens downloaden of verwijderen.
Als u nooit toegang hebt tot deze informatie, kunt u ons een e-mail sturen naar dpo@ergosante.fr u moet uw aanvraag vermelden.